Насколько я знаю, подобные программы создаются под каждый конкретный бизнес на заказ. Так что, Вам нужно обратиться в какую-нибудь компанию, предоставляющую IT-услуги, и рассказать о своих потребностях.

Мне кажется, что для Вашего случая больше всего подойдёт программа 1C: Комплексная автоматизация. С её помощью можно оптимизировать практически любые процессы в офисе, и экономить массу времени сотрудников. Ознакомьтесь с возможностями такого ПО на данном ресурсе https://v8prof.ru/on-line/1s-kompleksnaya-avtomatizatsiya/ . Заодно и узнаете, к кому можно обратиться за его внедрением.